Integraal capaciteitsmanagement

Meten van activiteiten 

Delphinium, een kleinschalige zorginstelling, is één van de deelnemers aan dit project. “Eerlijk gezegd waren we in het begin best sceptisch”, zegt een vertegenwoordiger van Delphinium. “Pas nadat de projectleider ons stap-voor-stap meenam in het proces zijn we er gaandeweg de meerwaarde van gaan inzien. Met hulp van Ximius zijn we begonnen met het meten van de activiteiten van medewerkers. Dat gaf ons veel inzicht in hoe kun tijd werd besteed. We zagen bijvoorbeeld dat veel tijd verloren ging aan lopen. We hebben onderzocht of en hoe we werkprocessen konden aanpassen om looptijden te verminderen. Dat is gelukt. De volgende stap was het in kaart brengen van de zorgvraag. Voor elke cliënt is een cliëntactiviteitenprofiel gemaakt en ook de team- en organisatiegebonden activiteiten werden in kaart gebracht. Zo ontstond goed inzicht in de exacte zorgvraag. Op die manier werd helder of we voldoende zorgverleners van ieder functieniveau hadden om aan die zorgvraag te voldoen.   

Betrokkenheid en invloed medewerkers  

“Derde stap was het uitvoeren van een dienstevaluatie. Hoe ervaren onze medewerkers hun werkdag eigenlijk? Werkdruk is een constant thema, toch maken we het zelden concreet. In de dienstevaluatie lukte dat wel. Opvallend was dat de medewerkers aangaven dat de maandag de drukste dag van de week was, terwijl uit de evaluatie bleek dat het eigenlijk de woensdag was. Een gevoel hoeft dus niet te kloppen. Pas als je de feiten scherp hebt, kun je werken aan effectieve oplossingen.  

Wat gedurende het hele traject goed heeft gewerkt, is dat capaciteitsmanagement veel aandacht heeft gehad, zowel in teamoverleg als tijdens verdiepingssessies. Hierdoor waren medewerkers echt betrokken en konden invloed uitoefenen op hun werk. We hebben veel geleerd van dit project. Dankzij een dashboard hebben we continu zicht op onze capaciteit. Door de koppeling van het dashboard met ons ECD en roostersysteem is handmatige gegevensverzameling niet meer nodig. Belangrijk leerpunt is dat we cliëntprofielen standaard kunnen invullen, waarbij we een onderscheid kunnen maken tussen VVO5 laag, midden en hoog. Dankzij deze standaardisatie kunnen we eenvoudiger inspelen op nieuwe cliënten of veranderingen in de zorgvraag.” 

Van scepsis naar motivatie  

Carmen van der Mark: “Hoofdboodschap van dit project was de overstap maken van onderbuikgevoel naar objectieve stuurinformatie. Digitale ondersteuning (Cato software) stelt de organisaties zelf in staat om met de algoritmen, modellen en methoden aan de slag te gaan. Daarnaast hebben de vijf deelnemende zorgorganisaties veel van elkaar geleerd. Er zijn vijf regionale kennisteams georganiseerd, er is een dag geweest met alle kernteams en stuurgroepleden en twee webinars om de resultaten met alle ZorgConnect Zuid-Limburg organisaties te delen. Er is een toolbox ontwikkeld die zorginstellingen helpt bij het invoeren van integraal capaciteitsmanagement. 

Ik ben erg trots op het enthousiasme dat over het project en over capaciteitsmanagement is ontstaan. De scepsis is omgezet naar motivatie. De samenwerking tussen de organisaties is erg zinvol gebleken. Ze leren van elkaar, inspireren elkaar en standaardiseren materiaal waardoor thema’s efficiënter te doorlopen zijn. Het goede nieuws is dat dit project is geselecteerd als een van de vier implementatieprojecten van ZorgConnect Zuid-Limburg waardoor we ook andere zorginstellingen kunnen helpen bij de invoering van Capaciteitsmanagement.” 

Deelnemende organisaties

Delphinium, Zuyderland, De Beyart, Bergweide en Keerderberg